RFID在智能档案仓库管理的应用

  一、背景

  档案管理的技术升级与改造迫在眉睫。作为新一代物料跟踪与信息识别的RFID(无线射频识别技术)技术的快速发展给档案管理的自动化、智能化带来了可能性，具有其他方式无可比拟的优越性。

  l 传统手工档案编目流程繁琐低效、整理时间冗长。

  l 档案存放次序较易被打乱，查找困难。

  l 档案种类庞杂，查阅耗时长。

  l 档案的盘点操作不科学，大多停留在档案盒的盘点上。

  l 对失效档案的管理滞后，形成大量冗余档案，增加管理负荷和成本。

  l 安全保密性不可靠。

  二 、RFID系统框架流程

系统整体框架图

  档案入馆：

  新的档案入馆前，首先要根据档案的类别、年份和密级等相关信息对新建档案进行编目，并通过终端管理器写入RFID标签，生成的电子标签数据被传送到中心数据馆里以备系统其他模块调用。

  入馆时，档案管理信息系统的储位管理子系统发出入馆指令，然后读取要入馆的档案盒信息，与档案自动识别模块进行档案盒信息匹配，匹配后由储位自动识别模块分配该档案盒的存放储位，确认无误后，管理员发出入馆确认信息。

  日常工作中档案管理员主要有;档案入馆、统计查询、借阅归还、盘点、数据分析等操作，

  档案出馆：

  出馆相关档案时，管理员首先通过查询管理子系统查阅档案的编目号，系统将根据编目号提取中心数据馆里所储存的数据信息，核对无误后发出出馆指令，储位管理子系统中的档案自动识别模块将根据编目号识别RFID电子标签。

  管理员发出出馆指令，当档案经过出馆口时，出馆口的RFID阅读器将读取档案信息反馈给管理系统，管理人员再次确认所查档案与所出馆档案一致后确定出馆。此时，系统将记录下档案的出馆时间信息。如若反馈信息与查询信息不一致，向警报模块发出异常警告。

  档案盘点：

  由于RFID的使用，盘点档案变成一项简单快速的工作：由档案管理信息系统的查询子系统发出盘点指令，RFID手持机设备立即获取对档案的相关信息以及相应的储位信息，管理人员持手持机进行现场核对，修改系统信息或现场信息，从而完成档案盘点。

  出入口报警管理

  三 、系统软件

  软件系统主要分为：库房三维地图、档案管理、档案借阅、库房管理和系统管理五个部分。

  Ø 档案馆依据本身实际情况对档案数据库进行实时维护。通过附着在文件档案上的RFID标签快速高效的完成文件档案的入库和盘点。

  Ø 档案管理员根据自己的需要可以对用户资料和档案资料的状态进行多条件组合查询，达到对用户借还档案资料的情况和档案资料的流转状态进行监控，避免借阅人员的疏忽而造成档案资料的遗失等工作。

  Ø 通过后台系统分析得出相应报表，既可以方便查看普通用户使用情况，也可为普通用户提供自助查询终端，减轻档案管理员的工作量。

  四、总结

  在档案室、阅览室的各个开放式门口安装非法出库检测RFID通道门，后台系统把需要出入库的档案信息(编号、RFID号、出库类型)推送到检测服务，检测服务通过通道门实时读取标签号，把读取到的标签号在待出库标签中查询，如果未查询到，向后台系统报告非法出库标签，并联动通道门报警系统。同时档案经过RFID通道门时，可以实时记录档案的位置信息，能够对档案进行安全控制，达到防盗和监控的目的。